Lohnabrechnung automatisch

Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Zuschläge und Zulagen

Grundsätzliches

Es wird zwischen Zuschlägen und Zulagen unterschieden. Zulagen sind immer steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Nur die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind in bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei.
Grundsätzlich muss man zwischen dem Anspruch auf einen Zuschlag für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und der steuerrechtlichen Regelung unterscheiden. Das Einkommensteuergesetz legt nur die Bedingungen für die Steuerfreiheit fest. Dort steht nicht, dass diese Zuschläge in genannter Höhe gezahlt werden müssen.
Mit Ausnahme der Zuschläge für Nachtarbeit besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge und Zulagen. Ein entsprechender Anspruch des Arbeitnehmers kann sich nur aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einer betrieblichen Übung oder einem Arbeitsvertrag ergeben.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 11.01.2006 entschieden, dass es einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit nicht gibt.

Zulagen

Zulagen sind Leistungen (Zahlungen) des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder Grundgehalt gezahlt werden. Der Anspruch ergibt sich aus einer tarifvertraglichen Regelung, einer Betriebsvereinbarung oder aus einem Arbeitsvertrag. Zu den Zulagen zählen insbesondere:

• Erschwerniszulagen
  Werden als Ausgleich für besondere Belastungen gewährt (Schmutz, Erschütterung, Hitze, Gefahren, usw.)
• Leistungszulagen
  Leistungszulagen sollen besondere Leistungen des Arbeitnehmers vergüten (in Abhängigkeit von der erbrachten individuellen Leistung als Prozentsatz der Vergütung).
• Funktionszulagen
  Werden als Ausgleich für die Übernahme zusätzlicher Verantwortung gewährt (für bestimmte Tätigkeiten wie z.B. Vorarbeiter, Ausbilder).
• Sozialzulagen
  Hier sind insbesondere Familien-, Kinder-, Orts- und Haushaltszulagen zu nennen.
• persönliche Zulagen
• Wechselschichtzulagen

Alle aufgeführten Zulagen sind steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Für Zulagen bestehen keine Ausnahmeregelungen zur Steuer- bzw. Beitragsfreiheit.

Nachtarbeit

Zur Nachtarbeit finden sich Regelungen im Arbeitszeitgesetz. Nachtzeit im Sinne dieses Gesetzes ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr, in Bäckereien und Konditoreien die Zeit von 22 bis 5 Uhr (§ 2 Arbeitszeitgesetz).

Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz hat der Arbeitgeber dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren. Das gilt nur soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen.

Regelmäßig wird sowohl für den Nachtzuschlag als auch für den Freizeitausgleich ein Zuschlag von 25% als angemessen angesehen.

Damit besteht nur für Nachtarbeit ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschläge. Für diese Zuschläge gibt es im Einkommensteuergesetz Regelungen zur Steuerfreiheit (Zuschläge nach § 3b EStG).

Sonntags- und Feiertagsarbeit

Nach § 9 Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden. Der § 10 Arbeitszeitgesetz lässt aber viele Ausnahmen zu.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 11.01.2006 entschieden, dass es einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit nicht gibt (BAG, Urteil vom 11.01.2006 - 5 AZR 97/ 05).
Nach §11 Abs. 3 Arbeitszeitgesetz gilt folgendes:

• Arbeitnehmer die an einem Sonntag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist.
• Arbeitnehmer die an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beschäftigt werden, müssen einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von acht Wochen zu gewähren ist.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit bestehen dafür Regelungen zur Steuerfreiheit (Zuschläge nach § 3b EStG). Der Anspruch kann sich nur aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einer betrieblichen Übung oder einem Arbeitsvertrag ergeben.

In den meisten Tarifverträgen gibt es erhebliche Unterschiede zwischen Feiertags- und Sonntagszuschlägen. Zu diesem Thema gibt es ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts.

Ostersonntag und Pfingstsonntag
Nur das Land Brandenburg hat den Ostersonntag offiziell zum Feiertag erklärt. Der Ostersonntag ist in den anderen 15 Bundesländern kein Feiertag! Damit besteht in diesen Ländern kein Anspruch auf einen Feiertagszuschlag, wenn am Ostersonntag gearbeitet wird. Gleiches gilt übrigens auch für den Pfingstsonntag (BAG, Urteil vom 17.03.2010, Az. 5 AZR 317/09). Mit Anspruch ist hier nicht der gesetzliche Anspruch gemeint, sondern der aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung resultierende Anspruch.

Anders ist die Rechtslage nur, wenn ein Tarifvertrag ausdrücklich regelt, dass auch für die Arbeit an Oster- und Pfingstsonntagen Zuschläge zu zahlen sind.

Für die lohnsteuerliche Behandlung der Feiertagszuschläge ist das vorstehend erwähnte Urteil des Bundesarbeitsgerichts unbeachtlich. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien gehören zu den gesetzlichen Feiertagen (für die steuerfreie Zuschläge gezahlt werden können) auch der Ostersonntag und der Pfingstsonntag. Dies gilt unabhängig von den einzelnen Feiertagsgesetzen der Länder. Wenn der Arbeitgeber den Zuschlag für Arbeit an diesen Tagen zahlt, ist er steuerfrei.

Zuschläge

Auch Zuschläge sind zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers. Sie werden für besondere Leistungen oder Belastungen des Arbeitnehmers gezahlt. Zu den Zuschlägen zählen insbesondere:

• Überstundenzuschläge
• Mehrarbeitszuschläge
• Nachtarbeitszuschläge
• Sonntagszuschläge
• Feiertagszuschläge
• Schichtzuschläge

Der Begriff Mehrarbeit wird im Sprachgebrauch häufig mit dem Begriff Überstunden gleichgesetzt. Unter Mehrarbeit versteht man die Überschreitung der gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeit. Überstunden leisten Arbeitnehmer dann, wenn sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreiten. In der Regel sind Überstunden zu vergüten. Es kann aber auch ein Freizeitausgleich vereinbart werden.

Mit Hilfe von Arbeitszeitkonten lassen sich Überstundenzuschläge vermeiden und die Arbeitszeit an schwankende Anforderungen anpassen.

Nur die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind in bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei. Alle anderen genannten Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.

Grundsätzlich muss man zwischen dem Anspruch (ob gesetzlich oder anderweitig) auf einen Zuschlag für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und der steuerrechtlichen Regelung unterscheiden. Der § 3b EStG bestimmt nur die Bedingungen für die Steuerfreiheit. Er legt nicht fest, dass diese Zuschläge in genannter Höhe gezahlt werden müssen.

Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind in folgender Höhe steuerfrei (§ 3b EStG):

Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr	25 % des Grundlohns
Für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr erhöht sich der Zuschlagssatz, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird	40 % des Grundlohns
Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr am Montag, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde.	50 % des Grundlohns
Feiertagsarbeit (gesetzliche Feiertage) von 0 Uhr bis 24 Uhr. Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde.	125 % des Grundlohns
Für die Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai	150 % des Grundlohns
Für die Arbeit am 31. Dezember ab 14 Uhr	125 % des Grundlohns

Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nicht kumulativ anzuwenden. Der Nachtarbeitszuschlag ist hingegen kumulativ anzuwenden. Ist der Sonntag also ein Feiertag, kann nur der jeweilige Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden. Der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von 25 % oder 40 % kann zusätzlich zum Sonntags- oder Feiertagszuschlag steuerfrei gezahlt werden.

Ab 01.01.2004 ist der Stundengrundlohn auf 50 € begrenzt. Bei der Berechnung des steuerfreien Teils darf maximal mit einem Stundengrundlohn von 50 € gerechnet werden.

Mit Wirkung ab 01.07.2006 sind die lohnsteuerfreien Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge nur noch dann beitragsfrei, wenn sie auf einem Grundlohn von nicht mehr als 25 € je Stunde basieren. Kommt es zu einem Überschreiten der Grenze von 25 €, unterliegt nur der Teil der Beitragspflicht, der auf dem den Grundlohn von 25 € übersteigenden Betrag beruht.

Damit haben wir drei mögliche Fälle:

Stundengrundlohn beträgt maximal 25 €	Bei einhalten der oben angegebenen prozentualen Zuschläge besteht Steuer- und Beitragsfreiheit
Stundengrundlohn beträgt über 25 € aber maximal 50 €	Bei einhalten der oben angegebenen prozentualen Zuschläge besteht Steuerfreiheit. Der Zuschlag der auf dem den Grundlohn von 25 € übersteigenden Betrag beruht ist beitragspflichtig, der andere beitragsfrei. Beispiel: 30 € Grundlohn und Sonntagsarbeit mit 50% Zuschlag entspricht 15 € Sonntagszuschlag. Die 15 € sind steuerfrei. 25 € x 50% = 12,50 € sind beitragsfrei. 5 € x 50 % = 2,50 € sind beitragspflichtig.
Stundengrundlohn beträgt über 50 €	Steuerfreiheit kann bei einhalten der oben angegebenen prozentualen Zuschläge nur für den Teil des Zuschlags gewährt werden, der sich auf 50 € bezieht. Beitragsfreiheit kann bei einhalten der oben angegebenen prozentualen Zuschläge nur für den Teil des Zuschlags gewährt werden, der sich auf 25 € bezieht.

Die Berechnung des Grundlohns kann sehr aufwendig sein. Wenn der Arbeitgeber nicht durch einen Tarifvertrag die umfangreiche Grundlohnberechnung ausführen muss, sollte er die Zuschläge auf den vereinbarten Stundenlohn beziehen. Dieser übersteigt in keinem Fall den steuerlich maßgebenden Grundlohn.

Ermittlung des Grundlohns
Als Grundlohn wird der auf eine Arbeitsstunde entfallende laufende Arbeitslohn betrachtet, den der Arbeitnehmer für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum unter Zugrundelegung seiner regelmäßigen Arbeitszeit erwirbt (höchstens jedoch 50 € bzw. 25 € für die Sozialversicherungsfreiheit).

Bestandteile des Grundlohns

Nicht zum Grundlohn gehören

laufender Arbeitslohn vermögenswirksame Leistungen laufende Zuschläge und Zulagen, die nicht steuerbegünstigt sind laufend gewährte Sachbezüge, soweit sie steuerpflichtig sind steuerpflichtige Fahrkostenzuschüsse, die nicht pauschal mit 15 % besteuert werden laufende Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung, auch wenn sie pauschal versteuert werden oder steuerfrei sind Nachzahlungen von Arbeitslohn, die zum laufenden Arbeitslohn gehören

Sonstige Bezüge (einmalige Zuwendungen) Nachzahlungen von Arbeitslohn, die als sonstiger Bezug zu behandeln sind Vergütungen für Mehrarbeit Vergütungen für Überstunden steuerfreier Arbeitslohn

Die Anwendung des § 3b EStG (Zahlung steuerfreier Zuschläge) setzt grundsätzlich den Einzelnachweis der geleisteten Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit voraus. Die Aufzeichnungen müssen dabei so gestaltet sein, dass im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung geprüft werden kann, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der gezahlten Zuschläge vorgelegen haben. Am besten eignet sich hier der Stundenzettel des Arbeitnehmers mit Personalnummer.

Steuerfrei sind nur Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden. Wenn bei der Berechnung des Lohnfortzahlungsanspruchs (Urlaub, Feiertage oder Krankheit) Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit berücksichtigt wurden, können diese nicht wie der gezahlte Zuschlag steuer- und beitragsfrei bleiben.

Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Lohnfortzahlung bei der Erkrankung eines Kindes und Kinder-Krankengeld durch die Krankenkasse

Gesetzliche Grundlagen

Es gibt einen Entgeltfortzahlungsanspruch nach § 616 BGB und einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung mit Anspruch auf Krankengeld nach § 45 SGB V.

Der Anspruch auf bezahlte Freistellung nach § 616 BGB ist dabei dem Anspruch auf Gewährung von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes durch die Krankenkasse gemäß § 45 SGB V vorrangig.

Entgeltfortzahlungsanspruch nach § 616 BGB

§ 616 BGB:

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.

Ein Arbeitnehmer hat bei einer persönlichen Arbeitsverhinderung Anspruch auf bezahlte Freistellung, wenn er unverschuldet für eine verhältnismäßig unerhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund an der Arbeitsleistung verhindert ist (§ 616 BGB). Nur durch zurückzugreifen auf die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist diese schwammige Formulierung zu konkretisieren. Danach darf der berufstätige Elternteil bzw. Alleinerziehende zu Hause bleiben, wenn keine andere Person im Haushalt lebt, die das Kind betreuen kann. Die Dauer einer bezahlten Freistellung von der Arbeit richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles. Für das Bundesarbeitsgericht sind etwa fünf Tage im Jahr gleichbedeutend mit "unerhebliche Zeit".

Die Vergütungsfortzahlungspflicht gemäß § 616 BGB kann in einem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ausgeschlossen werden.

Die entstehenden Kosten können vom Unternehmen nicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ausgeglichen werden.

Anspruch auf Krankengeld nach § 45 SGB V

Dieser Anspruch besteht nur für Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind.
Voraussetzungen für das Krankengeld sind:

• der Versicherte hat einen Anspruch auf Krankengeld;
• der Arzt bescheinigt die Notwendigkeit der Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege des erkrankten und versicherten Kindes;
• eine andere im Haushalt lebende Person kann die Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege des erkrankten Kindes nicht übernehmen;
• das Kind hat das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet oder ist behindert und auf Hilfe angewiesen.

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer unbezahlt von dessen Arbeitspflicht freistellen. Der Anspruch besteht für jedes Kind längstens für 10 Arbeitstage im Jahr, bei Alleinerziehenden erhöht sich der Anspruch auf 20 Arbeitstage im Jahr pro Kind. Insgesamt ist der Anspruch unabhängig von der Anzahl der Kinder auf 25 Arbeitstage bzw. 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden begrenzt.

Der Freistellungsanspruch kann nicht durch Vertrag ausgeschlossen oder beschränkt werden

Eine vorangegangene bezahlte Freistellung für die Pflege des Kindes nach § 616 BGB wird auf den Krankengeldanspruch angerechnet.

Die Berechnung des Kinder-Krankengelds erfolgt wie beim Krankengeld.

Wenn ein Kind unheilbar krank ist und nur noch wenige Wochen oder Monate zu leben hat, hat der betreuende Elternteil einen zeitlich nicht begrenzten Anspruch auf Freistellung und Kinder-Krankengeld.

Die Sozialversicherung - Umlageverfahren (U1 und U2)

Inhalt

• Aktuelles
• Grundsätzliches
• Rechtslage
• U1 - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• U2 - Mutterschaftsaufwendungen
• Fälligkeit des Erstattungsanspruchs
• Verjährung und Aufrechnung
• Erstattung von Aufwendungen des Arbeitgebers für die betriebliche Altersversorgung der Arbeitnehmer
• Zusammenfassung

Aktuelles

Ab 01.01.2011 ist das elektronische Erstattungsverfahren für die Arbeitgeber Pflicht (§ 2 Abs. 3 AAG). Es orientiert sich dabei am DEÜV-Meldeverfahren. Damit muss der Lohnfortzahlungserstattungsantrag (Antrag auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz) durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfe an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden.

Mit der Einführung des einheitlichen Beitragssatzes in der gesetzlichen Krankenversicherung hat sich am Umlageverfahren (U1 und U2) nichts geändert. Die Höhe der Umlagesätze wird immer noch in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse festgelegt. Sie ist also nicht einheitlich.
Hier soll sich aber ab 01.01.2013 einiges ändern. Die Umlagesätze sollen bundesweit vereinheitlicht werden. Eine zentrale Ausgleichskasse soll die Erstattung an die Arbeitgeber übernehmen.

Grundsätzliches

Es handelt sich hierbei um die Entgeltfortzahlungsversicherung. Die gesetzliche Regelung ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) festgehalten. Dieses Gesetz wurde zum 01.01.2006 mit zahlreichen Neuerungen eingeführt.

Neuregelungen sind insbesondere:

• die Erweiterung der Erstattung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) auf alle Arbeitnehmer (früher waren nur Arbeiter und Auszubildende eingeschlossen aber keine Angestellten) sowie
• die Ausdehnung der Versicherung für die Aufwendungen bei Mutterschaft (U2) auf alle Unternehmen, unabhängig von der Beschäftigtenzahl (früher waren nur Betriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern eingeschlossen).

Hintergrund der Gesetzesänderung ist der Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 18. November 2003. Das Gericht entschied, dass der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht verfassungsgemäß ist, wenn die dadurch entstehenden Kosten im Umlageverfahren (U2) nach dem Lohnfortzahlungsgesetz nur den kleinen Betrieben erstattet werden. Die Richter hatten die Befürchtung, dass größere Unternehmen (wegen der nicht durch eine Versicherung ausgeglichenen Mutterschaftsaufwendungen) Frauen bei der Einstellung gegenüber Männern benachteiligen könnten.

Das Umlageverfahren (U1) kann man sich wie eine Kaskoversicherung mit Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt einen bestimmten Prozentsatz (aber nie 100%) von der Lohnfortzahlung, die im Krankheitsfall geleistet wurde, wieder.

Das Umlageverfahren (U2) kann man sich wie eine Kaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt generell 100% der geleisteten Aufwendungen wieder.

Die Beitragssätze für U1 und U2 werden auch weiterhin individuell von den Krankenkassen festgelegt. Der ab 2009 einheitliche Beitragssatz zur Krankenversicherung beeinflusst das Umlageverfahren nicht.

Rechtslage

Bei der Entgeltfortzahlungsversicherung handelt es sich um eine Pflichtversicherung. Sind die Voraussetzungen erfüllt, muss der Arbeitgeber daran teilnehmen. Ein besonderer Antrag muss nicht gestellt werden. Eine Befreiung von der Versicherung ist nicht möglich.

Aufgrund der Neuregelung sind die Kreise der teilnehmenden Unternehmen an der U1 und U2 ab dem 01.01.2006 unterschiedlich:

• U1: Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern
• U2: alle Arbeitgeber

Die zuständige Ausgleichskasse ist immer die Krankenkasse, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist (war früher anders geregelt, Ausgleichskasse war entweder die AOK oder die IKK unabhängig von der Krankenversicherung des Arbeitnehmers).
Für geringfügig Beschäftigte ist immer die Minijobzentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.
Ist der Arbeitnehmer nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert, richtet sich die Zuständigkeit nach der Abführung der übrigen Sozialversicherungsbeiträge.
Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer sind also auch Umlagen zu zahlen.
Für Privatversicherte ist die Krankenkasse zuständig, zu der die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Die Kosten der Entgeltfortzahlungsversicherung werden durch Umlagebeiträge erhoben. Diese werden in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Ausgangswert ist grundsätzlich das beitragspflichtige Entgelt zur Rentenversicherung.

Einmalige Zahlungen bleiben bei der Beitragsberechnung der Umlage sowie bei der Erstattung unberücksichtigt.

Auf das fiktive Entgelt in der Kurzarbeit sind keine Umlagebeiträge fällig.

Die Umlagebeiträge werden zusammen mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen abgeführt.

U1 - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

An dieser Versicherung nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.

Zu Beginn eines Kalenderjahres ist von jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) erfüllt sind. Die Krankenkassen stellen dazu Arbeitsblätter zur Feststellung der Umlagepflicht U1 für das Kalenderjahr zur Verfügung.

Die Feststellung der Teilnahme an der U1 gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Für die Beurteilung wird grundsätzlich das vergangene Kalenderjahr herangezogen.

Bei der Ermittlung der Anzahl der Arbeitnehmer werden einige Personenkreise nicht berücksichtigt. Das sind:

• Auszubildende und Praktikanten,
• Bezieher von Vorruhestandsgeld,
• schwerbehinderte Menschen,
• Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit,
• mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes,
• Heimarbeiter,
• Wehr- und Zivildienstleistende.

Teilzeitbeschäftigte werden anteilig entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet.

wöchentliche Arbeitszeit	Anrechnungsfaktor
bis 10 Stunden	0,25
bis 20 Stunden	0,50
bis 30 Stunden	0,75
über 30 Stunden	1,00

Auch Arbeitgeber, die nur Personen beschäftigen, die nicht angerechnet werden (also zum Beispiel Auszubildende, Schwerbehinderte oder Praktikanten) nehmen an der Versicherung teil.

Es besteht Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1, wenn

• der Betrieb das ganze Vorjahr bestand und für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Der Zeitraum von 8 Kalendermonaten braucht nicht zusammenhängend zu verlaufen,
• der Betrieb im Vorjahr errichtet wurde und während des Zeitraumes des Bestehens des Betriebes in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren,
• der Betrieb im laufenden Kalenderjahr errichtet wird bzw. wurde und nach der Art des Betriebes anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Kalenderjahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Die voraussichtliche Zahl ist dabei sorgfältig zu schätzen.

Bei der Bestimmung der anrechenbaren Arbeitnehmer werden Arbeitnehmer aus allen Betrieben und Betriebsteilen des Arbeitgebers berücksichtigt. Das betrifft auch Arbeitnehmer, die nicht dem deutschen Recht unterliegen.

Weil der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erst nach 4-wöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses entsteht, ist die Umlage U1 nur dann zu entrichten, wenn das Beschäftigungsverhältnis auf mehr als vier Wochen angelegt ist. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis von vornherein auf bis zu vier Wochen befristet ist, sind keine Umlagebeiträge U1 zu entrichten.

Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1)

Erstattungsfähig ist das vom Arbeitgeber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (Lohnfortzahlung bei Krankheit) weitergezahlte Entgelt. Bei der Erstattung ist also vom Bruttoarbeitsentgelt auszugehen. Für die Erstattung von Sachbezügen sind die steuerrechtlichen bzw. die in der Sachbezugsverordnung festgelegten Werte maßgebend.

Die Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts bestimmt § 4 Abs. 1 EFZG nach dem Entgeltausfallprinzip. Danach ist dem Arbeitnehmer das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Dazu gehört grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009 - 5 AZR 89/08).

Die Krankenkassen haben in der Regel Wahltarife (höhere Umlage = höhere Erstattung). Eine Erstattung zu 100% gibt es aber nicht. Nach §1 AAG haben die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen den Arbeitgebern, die in der Regel ausschließlich der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beschäftigen,

• 80 Prozent des fort gezahlten Arbeitsentgelts und
• 80 Prozent der auf die fort gezahlten Arbeitsentgelte entfallenden von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung

zu erstatten.

Zu den Beiträgen zur Sozialversicherung zählen:

• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur Bundesagentur für Arbeit,
• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung,
• Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur sozialen Pflegeversicherung,
• Arbeitgeberanteil bei Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung (§ 172 Abs. 2 SGB VI),
• Beitragszuschüsse zur Krankenversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach § 257 SGB V und
• Beitragszuschüsse zur Pflegeversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach § 61 SGB XI.

Die Krankenkasse kann diese gesetzlich festgelegte Erstattungshöhe durch Satzungsbestimmungen beschränken.

Nach § 9 Abs. 2 AAG kann die Satzung der Krankenkasse die Höhe der Erstattung nach § 1 Abs. 1 AAG beschränken und verschiedene Erstattungssätze, die 40 vom Hundert nicht unterschreiten, vorsehen.

Die Satzungen der Krankenkassen bieten häufig gestaffelte Umlagebeträge für verschiedene Erstattungshöhen an. In den Satzungen kann eine pauschale Erstattung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung vorgesehen werden. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung können auch durch einen prozentualen Zuschlag abgegolten oder ganz von der Erstattung ausgeschlossen werden.

Eine Beschränkung der erstattungsfähigen Entgeltfortzahlung auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung ist sehr häufig anzutreffen (es werden die Entgelte ja auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen).

Ebenso häufig findet sich die Bestimmung, dass mit dem aus der Entgeltfortzahlung errechneten Erstattungsbetrag auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung abgegolten sind.

Erkrankungstag zählt nicht

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für sechs Wochen. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aber an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit.

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages, wird das für den Resttag zu zahlende Arbeitsentgelt nicht im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung erstattet. Nach dieser Rechtsauffassung wird für Erkrankungen ab 01.07.2010 verfahren.

Es ist also ausschließlich Arbeitsentgelt erstattungsfähig, das nach den Vorschriften des Entgeltfortzahlungsgesetzes gezahlt worden ist. Ein angebrochener Arbeitstag zählt nicht in die Sechs-Wochen-Frist. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.

U2 - Mutterschaftsaufwendungen

Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen an der U2 grundsätzlich alle Arbeitgeber teil.

Der Erstattungssatz in der U2 beträgt generell 100%.

Erstattet werden folgende Aufwendungen:

• der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,
• das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn),
• die auf dieses Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.

Fälligkeit des Erstattungsanspruchs

Die Erstattung von Aufwendungen wird dem Arbeitgeber nach § 2 Abs. 1 Satz 1 AAG grundsätzlich von der Krankenkasse gewährt, bei der die jeweiligen Arbeitnehmer versichert sind. Nach § 2 Abs. 2 Satz 1 AAG wird die Erstattung auf Antrag erbracht. Sie ist zu gewähren, sobald der Arbeitgeber Arbeitsentgelt nach § 3 Abs. 1 und 2 und § 9 Abs. 1 EFZG (gilt für das U1-Verfahren) oder Arbeitsentgelt nach § 11 MuSchG oder den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach § 14 Abs. 1 MuSchG (gilt für das U2-Verfahren) gezahlt hat.

Die Erstattung war bisher nur für vergangene Zeiträume möglich. Der GKV-Spitzenverband hat auf der Sitzung der Fachkonferenz Beiträge am 28. Juni 2011 in Berlin eine neue Stellung bezogen. Erstattungsanträge dürfen jetzt auch für zukünftige Zeiträume gestellt werden.
Auszug aus der Ergebnisniederschrift:

Der maschinell erstellte Erstattungsantrag wird in aller Regel im Nachgang zur Entgeltabrechnung des Arbeitgebers erstellt. Werden beispielsweise die Entgelte Mitte des Monats für den laufenden Monat abgerechnet und wird dabei bereits erstattungsfähiges Arbeitsentgelt bzw. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gezahlt, kann nach den vorstehenden Vorgaben zunächst eine Erstattung für zurückliegende Zeiträume, also für Zeiträume vor dem Antragsdatum, gewährt werden.
Darüber hinaus wird es für zulässig, d. h. im Einklang mit § 2 Abs. 2 AAG stehend, erachtet, wenn in die Erstattung auch das erstattungsfähige Arbeitsentgelt für die Zeit nach Eingang des Erstattungsantrags einfließt, vorausgesetzt, es ist abgerechnet und für den laufenden Abrechnungsmonat bereits gezahlt und die Arbeitsunfähigkeit oder das Beschäftigungsverbot ist für die Dauer des Erstattungszeitraums ärztlich bescheinigt. Gleiches gilt auch für die Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.
Eine Verrechnung des Erstattungsanspruchs mit zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträgen und Umlagen ist - auch unter den Bedingungen des maschinellen Erstattungsverfahrens - weiterhin möglich.

Verjährung und Aufrechnung

§ 6 AAG:

(1) Der Erstattungsanspruch verjährt in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem er entstanden ist.
(2) Gegen Erstattungsansprüche dürfen nur Ansprüche aufgerechnet werden auf

1. Zahlung von Umlagebeträgen, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung und solche Beiträge, die die Einzugsstelle für andere Träger der Sozialversicherung und die Bundesagentur für Arbeit einzuziehen hat,
2. Rückzahlung von Vorschüssen,
3. Rückzahlung von zu Unrecht gezahlten Erstattungsbeträgen,
4. Erstattung von Verfahrenskosten,
5. Zahlung von Geldbußen,
6. Herausgabe einer von einem Dritten an den Berechtigten bewirkten Leistung, die der Krankenkasse gegenüber wirksam ist.

Wenn der Arbeitgeber es in der Vergangenheit versäumt hat, sich die geleistete Lohnfortzahlung erstatten zu lassen, ist es noch nicht zu spät. Der Erstattungsanspruch verjährt erst nach 4 Jahren. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist. Im Jahr 2012 kann der Arbeitgeber noch die Erstattung der Lohnfortzahlung aus den Jahren 2008 und später beantragen.

Erstattung von Aufwendungen des Arbeitgebers für die betriebliche Altersversorgung der Arbeitnehmer

Der GKV-Spitzenverband und die Bundesverbände der Krankenkassen haben in ihrer Fachkonferenz Beiträge am 28. Juni 2011 Fragen zum Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz erörtert. Auszug:

Bei der Erstattung von fortgezahlten Arbeitsentgelten sowohl im Falle der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Verfahren) als auch bei mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverboten (U2-Verfahren) ist vom arbeitsrechtlichen und nicht vom sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriff auszugehen, weil sowohl § 4 EFZG als auch § 11 MuSchG einen arbeitsrechtlichen Anspruch regelt. Zum Arbeitsentgelt in diesem Sinne rechnen danach in Abgrenzung zu reinen Sozial- oder Fürsorgeleistungen des Arbeitgebers grundsätzlich alle Zuwendungen, die nach ihrer Zweckbestimmung zumindest auch als Gegenleistung für geleistete oder noch zu leistende Arbeit aufzufassen sind (vgl. Urteil des BSG vom 15. April 1997 - 1 RK 13/96 -, USK 97132). Darunter fallen auch Aufwendungen, die ein Arbeitgeber leistet, um dem Arbeitnehmer oder diesem nahestehende Personen für den Fall der Invalidität, des Alters oder des Todes abzusichern.
....
Zu den vorgenannten Aufwendungen des Arbeitgebers für die (betriebliche) Altersversorgung des Arbeitnehmers gehören Zuwendungen an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Direktversicherungen. Darüber hinaus zählen auch Zuwendungen an eine Pensionskasse zum Aufbau einer nicht kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung zu den erstattungsfähigen Aufwendungen (z. B. ZVK- oder VBL-Umlagen); die sich nach den Regelungen der SvEV ergebenden beitragsrechtlich relevanten Hinzurechnungsbeträge nach § 1 Satz 3 und 4 SvEV bleiben unberücksichtigt, d. h. die Arbeitgeberumlagen sind im Erstattungsfall weder auf diese Beträge zu begrenzen noch sind die Hinzurechnungsbeträge zusätzlich erstattungsfähig. Ebenfalls nicht erstattungsfähig ist die vom Arbeitgeber übernommene Pauschalsteuer nach § 40b EStG.
Bei der Erstattung der auf die Arbeitsentgelte entfallenden von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge ist zu berücksichtigen, dass auf die nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt zuzurechnenden und damit quasi beitragsfreien Zuwendungen für die (betriebliche) Altersversorgung keine Beitragsanteile entfallen, die zu erstatten wären. Eine nach den Regelungen der Satzung vorgesehene pauschale Erstattung der (auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallenden) Arbeitgeberbeitragsanteile bleibt unberührt.

Zusammenfassung

Entgeltfortzahlungsversicherung (Gesetzliche Regelung im Aufwendungsausgleichsgesetz)
U1	U2
Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (Lohnfortzahlung bei Krankheit)	Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für   Mutterschaftsleistungen
Betrifft nur Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern.	Betrifft grundsätzlich alle Arbeitgeber.
Kostenerstattung abhängig von Satzungsregelung der Krankenkasse.	Kostenerstattung generell 100%.
Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Entgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung kann in der Satzung der zuständigen Krankenkasse vorgesehen werden.	Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Entgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung ist rechtlich nicht möglich.
Zuwendungen für eine Altersversorgung sind erstattungsfähig, wenn für den Arbeitnehmer ein unentziehbarer Rechtsanspruch gegen die Versorgungseinrichtung entsteht. Der Hinzurechnungsbetrag (§ 1 Abs. 1 Satz 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung) und eine Pauschalsteuer nach § 40b EStG sind nicht erstattungsfähig.

Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung) im Krankheitsfall

Inhalt

• Grundsätzliches
• Entstehen des Anspruch - Wartezeit
• Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Entgeltfortzahlung
• Begriff der Arbeitsunfähigkeit
• Verhalten während der Arbeitsunfähigkeit
• Selbstverschuldete Krankheit
• Berechnung der Sechs-Wochen-Frist
• Höhe der Entgeltfortzahlung
• Sonderfälle - Zusammentreffen von Krankheit und anderen Tatbeständen
• Lange andauernde Erkrankung und Urlaubsanspruch
• Lange andauernde Erkrankung und betriebliches Eingliederungsmanagement
• Erstattung von Entgeltfortzahlungen - Umlageverfahren U1
• Kürzung von Sondervergütungen wegen Krankheit
• Geschichte der Entgeltfortzahlung

Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung bei der Erkrankung eines Kindes bzw. zum Kinder-Krankengeld.

Grundsätzliches

Die Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung) im Krankheitsfall ist eine der wichtigsten sozialen Leistungen, die der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erbringen hat. Die gesetzliche Grundlage bildet das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Die Regelungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes gelten gleichermaßen für alle Arbeitnehmer. Zwischen den neuen und den alten Bundesländern bestehen keine Unterschiede. Im § 1 EFZG steht dazu:

.......
(2) Arbeitnehmer in Sinne dieses Gesetzes sind Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für 6 Wochen.

Ein Tarifvertrag oder ein Arbeitsvertrag kann eine vom Gesetz abweichende Regelung treffen. Dabei müssen die Vereinbarungen für den Arbeitnehmer generell günstiger sein. Eine Schlechterstellung als die gesetzliche Grundlage ist ausgeschlossen.

Einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz alle Arbeitnehmer und Auszubildende. Der Umfang der Beschäftigung spielt keine Rolle. Der Anspruch besteht damit auch für geringfügig Beschäftigte (400-EURO-Jobs und kurzfristig Beschäftigte). Ausgenommen sind lediglich Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende und ihnen gleichgestellte Arbeitnehmer. Diese erhalten als Ausgleich aber vom Arbeitgeber einen Zuschlag zum Arbeitsentgelt. Auch in einem befristeten Arbeitsverhältnis besteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Zu beachten ist aber in jedem Arbeitsverhältnis die Wartezeit.

Entstehen des Anspruch - Wartezeit

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat (§3 Abs. 3 EFZG).

.......
(3) Der Anspruch nach Absatz 1 entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Durch einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung kann die Wartezeit von vier Wochen zugunsten des Arbeitnehmers verkürzt werden.

Die Wartezeit wird nicht auf die sechswöchige Anspruchsdauer der Entgeltfortzahlung angerechnet.

Erkrankt der Arbeitnehmer in der Wartezeit, so erhält er Krankengeld von der Krankenkasse.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet mit dem letzten Beschäftigungstag. Wenn ein Arbeitsverhältnis beispielsweise am 31.03. endet, wäre zu diesem Zeitpunkt auch eine mögliche Entgeltfortzahlung zu Ende. Dass die Krankschreibung über den 31.03. hinausgeht spielt keine Rolle. In diesem Zusammenhang ist es unerheblich ob das Arbeitsverhältnis durch Befristung oder durch Kündigung endet.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt also das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses voraus und endet folglich mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Ausnahmen die nicht zum vorzeitigen Ende der sechswöchigen Anspruchsdauer führen:

• Bei einer Kündigung wegen Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus das Arbeitsentgelt weiter bezahlen, wenn die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht.
• Wenn das Arbeitsverhältnis auf Veranlassung des Arbeitgebers wegen der Arbeitsunfähigkeit durch Aufhebungsvertrag endet, muss der Arbeitgeber über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus das Arbeitsentgelt weiter bezahlen, wenn die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht.
• Kündigt der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis aus einem vom Arbeitgeber zu vertretenden Grund, der den Arbeitnehmer auch zur fristlosen Kündigung berechtigt hätte, besteht ebenfalls ein Anspruch auf Zahlung des Arbeitsentgelts bis zur Dauer von sechs Wochen.

Bei einem Arbeitgeberwechsel ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer bereits in seinem früheren Arbeitsverhältnis arbeitsunfähig war. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht mit jedem neuen Arbeitsverhältnis. Er entsteht aber erst, nachdem das neue Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen bestanden hat.

Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Entgeltfortzahlung

Wird der Arbeitslohn fortgezahlt, so ist der fort gezahlte Arbeitslohn bei der Lohnsteuerberechnung und Beitragsberechnung wie laufender Arbeitslohn zu behandeln.

Wenn bei der Berechnung des Fortzahlungsanspruchs Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit berücksichtigt wurden, können diese nicht wie der gezahlte Zuschlag steuer- und beitragsfrei bleiben. Steuerfreiheit (in bestimmten Grenzen) kommt nur für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in Betracht.

Begriff der Arbeitsunfähigkeit

Eine Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seines Gesundheitszustandes nicht fähig ist, seine zuletzt ausgeübte oder eine ähnlich geartete Beschäftigung auszuüben.

Die Arbeitsunfähigkeit muss dem Arbeitgeber unverzüglich mitgeteilt werden.

Entgeltfortzahlung wegen Krankheit kann nur beansprucht werden, wenn die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit die alleinige Ursache für die Arbeitsverhinderung ist. Fällt z. B. ein Streik in die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers von dem er auch betroffen wäre, besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Verhalten während der Arbeitsunfähigkeit

Der erkrankte Arbeitnehmer muss alles unterlassen, was seine Genesung verzögern könnte. Er muss sich also immer so verhalten, dass er möglichst bald wieder gesund wird. Krankheit ist aber kein Hausarrest. Ständige telefonische Erreichbarkeit in der Wohnung ist nicht notwendig. Nur wenn der Arzt eine strenge Bettruhe anordnet, muss sich der Kranke auch daran halten.

Freizeitaktivitäten während einer Arbeitsunfähigkeit
BAG, Urteil vom 02.03.2006 - 2 AZR 53/ 05

Der Kläger hat durch den Skiurlaub während der bescheinigten Arbeitsunfähigkeit seine arbeitsvertragliche Rücksichtnahmepflicht schwer verletzt.
Ein arbeitsunfähig erkrankter Arbeitnehmer muss sich so verhalten, dass er bald wieder gesund wird und an seinen Arbeitsplatz zurückkehren kann. Er hat alles zu unterlassen, was seine Genesung verzögern könnte. Der erkrankte Arbeitnehmer hat insoweit auf die schützenswerten Interessen des Arbeitgebers, die sich ua. aus der Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung ergeben, Rücksicht zu nehmen. Eine schwerwiegende Verletzung dieser Rücksichtnahmepflicht kann nach der Rechtsprechung des BAG eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund an sich rechtfertigen (11. November 1965 - 2 AZR 69/ 65 - AP ArbKrankhG § 1 Nr. 40 = EzA ArbKrankhG § 1 Nr. 16; 13. November 1979 - 6 AZR 934/ 77 - AP KSchG 1969 § 1 Krankheit Nr. 5 = EzA KSchG § 1 Verhaltensbedingte Kündigung Nr. 6; 26. August 1993 - 2 AZR 154/ 93 - BAGE 74, 127; ErfK-Müller-Glöge 6. Aufl. § 626 BGB Rn. 244; Stahlhacke/ Preis/ Vossen Kündigung und Kündigungsschutz im Arbeitsverhältnis 9. Aufl. Rn. 712).

Damit ist die Verletzung der Pflicht zu gesundheitsförderndem Verhalten während einer Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich als Kündigungsgrund geeignet. Häufig ist jedoch vor Ausspruch einer Kündigung eine Abmahnung erforderlich. Bei einem erheblichen Verstoß kann aber auch eine fristlose Kündigung ausgesprochen werden.

Fristlose Kündigung wegen Nebentätigkeiten während des Lohnfortzahlungszeitraums
BAG, Urteil vom 26.08.1993 - 2 AZR 154/93

1. Ist ein Arbeitnehmer während einer ärztlich attestierten Arbeitsunfähigkeit schichtweise einer Nebenbeschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber nachgegangen, so kann je nach den Umständen auch eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung gerechtfertigt sein.
2. Ist in derartigen Fällen der Beweiswert des ärztlichen Attestes erschüttert bzw. entkräftet, so hat der Arbeitnehmer konkret darzulegen, weshalb er krankheitsbedingt gefehlt hat und trotzdem der Nebenbeschäftigung nachgehen konnte.

Der Arbeitgeber kann bei Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit die Krankenkasse des Arbeitnehmers um eine Begutachtung beim Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) bitten.

Selbstverschuldete Krankheit

Voraussetzung für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist, dass den Arbeitnehmer an seiner Arbeitsunfähigkeit kein Verschulden trifft. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung wird jedoch nur durch Vorsatz oder ein grobes Verschulden des Arbeitnehmers ausgeschlossen. Im §3 EFZG steht dazu:

(1) Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen.
.........
(2) Als unverschuldete Arbeitsunfähigkeit im Sinne des Absatzes 1 gilt auch eine Arbeitsverhinderung, die infolge einer nicht rechtswidrigen Sterilisation oder eines nicht rechtswidrigen Abbruchs der Schwangerschaft eintritt. Dasselbe gilt für einen Abbruch der Schwangerschaft, wenn die Schwangerschaft innerhalb von zwölf Wochen nach der Empfängnis durch einen Arzt abgebrochen wird, die schwangere Frau den Abbruch verlangt und dem Arzt durch eine Bescheinigung nachgewiesen hat, dass sie sich mindestens drei Tage vor dem Eingriff von einer anerkannten Beratungsstelle hat beraten lassen.

Hier kann man nur Beispiele aufzählen, weil es immer auf die Umstände des Einzelfalles ankommt (Rechtsprechung).

Beispiele für eine selbst verschuldete Arbeitsunfähigkeit:

• Selbst verschuldete Verkehrsunfälle
  • Arbeitnehmer muss sich einen besonders groben Verstoß gegen die Verkehrsregeln vorhalten lassen
  • Fahren unter Alkoholeinfluss bzw. Drogeneinfluss
  • Einnahme von Medikamenten, die nach dem Beipackzettel die Reaktionsfähigkeit herabsetzen
  • Benutzung abgefahrener Reifen
  • Nichtanlegen des Sicherheitsgurts
  • Zu schnelles Fahren bei Dunkelheit, bei Regen, bei Glatteis oder bei dichtem Nebel
• Bei Suchterkrankungen ist unter Umständen Selbstverschulden bei der Krankheit zu prüfen. Drogensucht, Alkoholismus, Alkoholabhängigkeit gelten nicht von vornherein als selbstverschuldet. Es müssen alle individuellen Hintergründe geprüft werden.
• Grober Verstoß gegen die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaft

Berechnung der Sechs-Wochen-Frist

Die Sechs-Wochen-Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aber an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit.

Wird der Arbeitnehmer hintereinander wegen verschiedener Krankheiten arbeitsunfähig, so besteht für jeden Krankheitsfall ein Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Dies gilt auch dann, wenn eine Erkrankung unmittelbar nach Abschluss einer ersten Erkrankung eintritt.

Führt allerdings dieselbe Krankheit innerhalb von zwölf Monaten wiederholt zur Arbeitsunfähigkeit, so wird die bisherige Arbeitsunfähigkeit auf den Entgeltfortzahlungsanspruch angerechnet. Liegen zwischen zwei Arbeitsunfähigkeiten mindestens sechs Monate, so entsteht ein neuer Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Im § 3 Abs. 1 EFZG steht dazu:

(1) .......
Wird der Arbeitnehmer infolge derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, so verliert er wegen der erneuten Arbeitsunfähigkeit den Anspruch nach Satz 1 für einen weiteren Zeitraum von höchstens sechs Wochen nicht, wenn
1. er vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht infolge derselben Krankheit arbeitsunfähig war oder
2. seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist.

Beispiel:

Da es sich bei allen 4 Zeiten der Arbeitsunfähigkeit um dieselbe Krankheit handelt, entsteht nicht in jedem Fall ein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Bei der ersten Erkrankung besteht der gesetzliche Anspruch auf Lohnfortzahlung für 6 Wochen. Da zwischen der ersten und zweiten Erkrankung keine 6 Monate liegen, entsteht für die zweite Arbeitsunfähigkeit kein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Bei der dritten Erkrankung zählt jetzt die 12-Monats-Frist. Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit ist eine Frist von zwölf Monaten noch nicht abgelaufen. Die 6-Monats-Frist wird auch nicht eingehalten, da zwischen der zweiten und dritten Erkrankung nur zwei Monate liegen. Dass die zweite Arbeitsunfähigkeit ohne Lohnfortzahlung des Arbeitgebers ablief spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle. Für die vierte Arbeitsunfähigkeit besteht wieder ein Anspruch auf Lohnfortzahlung für mindestens 6 Wochen. Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit ist eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen.

Höhe der Entgeltfortzahlung

Während der Entgeltfortzahlung wird das Entgelt weitergezahlt, das der Arbeitnehmer ohne die Arbeitsunfähigkeit bekommen hätte. Tariferhöhungen oder Arbeitszeitverkürzungen wirken sich also auf die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall aus. Es gilt damit das Lohnausfallprinzip (aktuelle, gegenwartsbezogene Betrachtungsweise). In Tarifverträgen wird aber häufig als Berechnungsgrundlage für die Lohnfortzahlung der Durchschnittsverdienst festgelegt. Wenn der Stundenlohn erhöht wird, müssen die Durchschnittswerte korrigiert werden. Es müssen also die Stunden des Durchschnittszeitraums mit dem anderen Stundenlohn neu bewertet werden. Zum fort zuzahlenden Entgelt gehören auch Gefahren-, Erschwernis-, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge sowie zusätzlich zum Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte vermögenswirksame Leistungen.
Wenn ein Arbeitnehmer an einem Sonntag oder einem Feiertag hätte arbeiten müssen, wegen Krankheit aber ausfällt, dann muss die Lohnfortzahlung einen vereinbarten (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag) Sonntags- bzw. Feiertagszuschlag enthalten. Einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit gibt es aber nicht. Wenn die anderen Arbeitnehmer ihn bekommen, muss ihn auch der kranke Arbeitnehmer als Lohnfortzahlung bekommen.
Dazu gibt es ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009 - 5 AZR 89/08.
Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Das Entgeltausfallprinzip erhält dem Arbeitnehmer grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge. Lediglich Leistungen, die nicht an die Erbringung der Arbeitsleistung in einem bestimmten Zeitabschnitt gekoppelt sind, sondern hiervon unabhängig aus besonderem Anlass gezahlt werden, bleiben unberücksichtigt.
Die Entgeltfortzahlung für wegen krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit ausgefallene Feiertagsarbeit schließt die entsprechenden Zuschläge mit ein, gleiches gilt für Sonntagszuschläge. Diese Zuschläge sind zusätzliche Gegenleistung für die an Sonn- und Feiertagen zu leistende besonders lästige bzw. belastende Arbeit. Als Entgelt rechnen diese Zuschläge nicht zum Aufwendungsersatz iSv. § 4 Abs. 1a Satz 1 EFZG, der im Krankheitsfall nicht geschuldet ist.

Keine Berücksichtigung bei der Lohnfortzahlung finden:

• Überstundenvergütungen und Überstundenzuschläge
• Auslagenersatz
• Auslösungen
• Fahrkostenzuschüsse
• Schmutzzulagen

Im § 4 Abs. 1a EFZG steht dazu:

(1a) Zum Arbeitsentgelt nach Absatz 1 gehören nicht das zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsentgelt und Leistungen für Aufwendungen des Arbeitnehmers, soweit der Anspruch auf sie im Falle der Arbeitsfähigkeit davon abhängig ist, dass dem Arbeitnehmer entsprechende Aufwendungen tatsächlich entstanden sind, und dem Arbeitnehmer solche Aufwendungen während der Arbeitsunfähigkeit nicht entstehen.

Im Zusammenhang mit dem § 4 Abs. 1 EFZG gab es hier in der Vergangenheit Probleme. Dort steht:

(1) Für den in § 3 Abs. 1 bezeichneten Zeitraum ist dem Arbeitnehmer das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen.

Probleme gab es bei der Definition von Überstunden bzw. der Festlegung der maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit.

• Gemäß § 4 Abs. 1 a Entgeltfortzahlungsgesetz sind weder Entgelt noch Zuschläge für geleistete Überstunden bei der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen.
• Die Gesetzesvorschrift umfasst ihrem Wortlaut nach auch wiederholt geleistete Überstunden.
• Überstunden im Sinne des § 4 Abs. 1 a Entgeltfortzahlungsgesetz liegen aber nur vor, wenn diese wegen bestimmter besonderer Umstände vorübergehend zusätzlich geleistet werden.

Zu diesem Sachverhalt gibt es ein Grundsatzurteil vom Bundesarbeitsgericht in Erfurt (BAG, 21.11.2001 - 5 AZR 457/00). Danach müssen bei der Lohnfortzahlung regelmäßige Überstunden berücksichtigt werden.

• Arbeitet ein Arbeitnehmer mit einer gewissen Regelmäßigkeit über die tarifliche oder betriebsübliche Arbeitszeit hinaus, ist die individuelle regelmäßige Arbeitszeit nach dem Durchschnitt eines Referenzzeitraums von 12 Monaten vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit zu bestimmen.
• Wenn das Arbeitsverhältnis bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit weniger als 12 Monate bestanden hat, ist der gesamte Zeitraum maßgebend.
• Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass in diesem Zeitraum Überstunden geleistet wurden, die zu einer Minderung der durchschnittlichen maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit führen.

Wenn im Unternehmen Kurzarbeit eingeführt wird, wirkt sich die Arbeitszeitverkürzung auch auf die Lohnfortzahlung aus. Im § 4 Abs. 3 EFZG steht dazu:

(3) Wird in dem Betrieb verkürzt gearbeitet und würde deshalb das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers im Falle seiner Arbeitsfähigkeit gemindert, so ist die verkürzte Arbeitszeit für ihre Dauer als die für den Arbeitnehmer maßgebende regelmäßige Arbeitszeit im Sinne des Absatzes 1 anzusehen.

Ausführliche Informationen zum Thema Kurzarbeitergeld und Krankheit des Arbeitnehmers.

Bei Gehaltsempfängern wird das Gehalt während des Entgeltfortzahlungsanspruchs weitergezahlt.

Sonderfälle - Zusammentreffen von Krankheit und anderen Tatbeständen

Wenn während des Urlaubs ein Krankheitsfall auftritt, so werden die Krankheitstage nicht auf die Urlaubstage angerechnet. Es besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Wenn im Zeitraum der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ein gesetzlicher Feiertag liegt, so wird das Arbeitsentgelt wegen der Erkrankung weitergezahlt. Die Höhe des Entgelts richtet sich aber nach der Feiertagsregelung. Der Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verlängert sich aber durch Feiertage die in diesem Zeitraum liegen nicht.

Erläuterung von Besonderheiten bei der Zahlung von Kurzarbeitergeld und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Während der Elternzeit besteht kein Anspruch auf Arbeitsentgelt, da das Arbeitsverhältnis ruht. Damit muss im Krankheitsfall auch keine Entgeltfortzahlung geleistet werden. Wenn während des Erziehungsurlaubs eine Teilzeitbeschäftigung ausgeübt wird, besteht für diese Beschäftigung im Krankheitsfall aber ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Lange andauernde Erkrankung und Urlaubsanspruch

Eine lange andauernde Erkrankung eines Arbeitnehmers ändert nichts am Entstehen des Urlaubsanspruchs. Wenn ein Arbeitnehmer das gesamte Kalenderjahr krank geschrieben ist, hat er Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Dieser Urlaubsanspruch muss dann auf das erste Quartal des Folgejahres übertragen werden (§ 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz).

Nach der alten Rechtslage verfiel der übertragene Urlaub, wenn der Arbeitnehmer bis über den 31.03. des Folgejahres krank war und den Urlaub deshalb im Übertragungszeitraum nicht nehmen konnte.

Der Europäische Gerichtshof hat am 20.01.2009 entschieden, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub trotz langer Krankheit bestehen bleibt. Die Urlaubsansprüche erkrankter Arbeitnehmer verfallen nicht mehr automatisch zum Ende des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums. Vorbehaltlich einer tarifvertraglich vorgesehenen Abweichung zugunsten des Arbeitnehmers beträgt der Übertragungszeitraum drei Monate. Damit muss dieser Urlaub entweder gewährt werden (bei Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses) oder finanziell abgegolten werden.

Die Richter des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben sich dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs angeschlossen und damit ihre bisherige Rechtsprechung gekippt. Dabei begrenzte das BAG den Schutz aber auf den gesetzlichen Mindesturlaub von jährlich 24 Werktagen.

Zu diesem Sachverhalt gibt es ein weiteres Urteil vom Bundesarbeitsgericht in Erfurt (BAG, 23.03.2010 - 9 AZR 128/09). Danach besteht der Anspruch auf Abgeltung des Schwerbehindertenzusatzurlaubs bei Arbeitsunfähigkeit ebenso wie der Anspruch auf Abgeltung des Mindesturlaubs weiter. Die Tarifvertragsparteien können dagegen bestimmen, dass der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehende tarifliche Urlaubsabgeltungsanspruch erlischt, wenn der Urlaubsanspruch wegen der Krankheit des Arbeitnehmers nicht erfüllt werden kann.

Wenn der Arbeitnehmer wieder gesund ist, muss er die angesammelten Urlaubsansprüche im laufenden Kalenderjahr nehmen, um den Verfall zu verhindern (BAG, 09.08.2011 - 9 AZR 425/10).

Am 22.11.2011 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Urlaubsansprüche langzeiterkrankter Arbeitnehmer auf 15 Monate begrenzt werden können. Nach Ansicht der Richter ist ein gesetzlich oder tarifvertraglich geregelter Übertragungszeitraum von 15 Monaten nach Ablauf eines Kalenderjahres zulässig.

Offen war nach dem Urteil noch die Frage, ob auch ein in einem individuellen Arbeitsvertrag geregelter Übertragungszeitraum von 15 Monaten zulässig ist. Weiterhin unklar war, ob der Gesetzgeber noch eine entsprechende Norm erlassen muss oder die Obergrenze von 15 Monaten ab sofort gilt.
Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat am 21.12.2011 mit dem Urteil 10 Sa 19/11 weitere Klarheit geschaffen. Nach Ansicht der Richter gehen Urlaubsansprüche bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres unter und sind bei einer späteren Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht abzugelten.

Lange andauernde Erkrankung und betriebliches Eingliederungsmanagement

Die Unternehmen müssen sich für die Gesunderhaltung aller Mitarbeiter engagieren, die länger oder häufiger krank sind und deswegen am Arbeitsplatz mehr als 6 Wochen innerhalb eines Jahres fehlen. Es ist die Interessenvertretung der Mitarbeiter (Betriebsrat bzw. im öffentlichen Dienst der Personalrat) mit einzubeziehen. Bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten ist auch die Schwerbehindertenvertretung mit einzubeziehen (§ 84 Abs. 2 SGB IX).
Ausführliche Informationen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

Erstattung von Entgeltfortzahlungen - Umlageverfahren U1

Kleinbetriebe (Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern) müssen am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) teilnehmen. Durch die Zahlung eines Beitrages erhalten die Arbeitgeber im Krankheitsfall eines Arbeitnehmers einen bestimmten Prozentsatz der Lohnfortzahlung von der Krankenkasse erstattet. Die Krankenkassen haben in der Regel Wahltarife (höhere Umlage = höhere Erstattung). Eine Erstattung zu 100% gibt es aber nicht.

Kürzung von Sondervergütungen wegen Krankheit

Die Zulässigkeit der Kürzung von Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, ...) wegen Krankheit ist gesetzlich geregelt. Im § 4a EFZG steht dazu:

Eine Vereinbarung über die Kürzung von Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Arbeitsentgelt erbringt (Sondervergütungen), ist auch für Zeiten der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zulässig. Die Kürzung darf für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit ein Viertel des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, nicht überschreiten.

Es muss also eine Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag) zur Kürzung geben. Nicht geregelt wurde im Gesetz, auf welcher Grundlage der Jahresdurchschnitt zu berechnen ist. Deshalb sollte das in der Vereinbarung ebenfalls geklärt werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Gehalt von 2.600 € erhält ein Weihnachtsgeld von 1.000 €. Der Jahresverdienst ohne das Weihnachtsgeld beträgt 31.200 € (12 * 2.600 €).
Das Bruttoentgelt ist durch die Zahl der Jahresarbeitstage (einschließlich Urlaubstage) zu teilen. Bei einer 5-Tage-Woche sollen in dem Jahr 260 Arbeitstage anfallen.
Damit entfallen auf einen Arbeitstag 120 € (31.200 € / 260 Arbeitstage)
Die Kürzung darf für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit 30 € betragen (25% von 120 €)

Wenn der Arbeitnehmer 20 Arbeitstage im Jahr arbeitsunfähig wegen Krankheit ist, so kann die Kürzung maximal 600 € betragen (30 € * 20).

Bei einer Arbeitsunfähigkeit von 34 Arbeitstagen im Jahr, muss der Arbeitgeber in unserem Beispiel überhaupt kein Weihnachtsgeld zahlen (30 € * 34 = 1.020 €).

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) an gesetzlichen Feiertagen

Gesetzliche Grundlage ist ebenfalls das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).

Einen Anspruch auf Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen haben alle Arbeitnehmer. Aushilfskräfte, Teilzeitbeschäftigte und Auszubildende haben also ebenfalls diesen Anspruch.

Keinen Anspruch auf Bezahlung für den Feiertag hat, wer am letzten Arbeitstag vor oder am ersten Arbeitstag nach einem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erschienen ist.

Es gilt das Lohnausfallprinzip. Danach hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das er erhalten hätte, wenn die Arbeitsleistung nicht infolge des Feiertages ausgefallen wäre. Bei der Entgeltfortzahlung für Feiertage sind demzufolge auch Überstunden und Überstundenzuschläge, die an dem Feiertag angefallen wären, zu berücksichtigen. Bei Gehaltsempfängern wird das Gehalt an den Feiertagen weitergezahlt.

Der Lohnfortzahlungsanspruch besteht nur für gesetzliche Feiertage. Durch die Sonn- und Feiertagsgesetze der Länder sind neun Feiertage bundeseinheitlich gesetzlich geschützt:

• 1. Januar (Neujahr),
• Karfreitag,
• Ostermontag,
• Christi Himmelfahrt,
• Pfingstmontag,
• 1.Mai,
• Tag der Deutschen Einheit (3.Oktober),
• erster und zweiter Weihnachtstag (25. und 26.Dezember).

In Landesgesetzen sind weitere gesetzliche Feiertage festgelegt.

Steuerberechnung und Beitragsberechnung

Steuerberechnung

Beitragsberechnung

Bevor die Lohnsteuer aus der entsprechenden Tabelle abgelesen werden kann, sind folgende Freibeträge vom Arbeitslohn abzuziehen: - Freibetrag lt. Lohnsteuerkarte - Altersentlastungsbetrag - Versorgungsfreibetrag und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag Ein auf der Lohnsteuerkarte eingetragener Hinzurechnungsbetrag muss zum Arbeitslohn addiert werden. Bei der Anwendung einer Lohnsteuertabelle kann es im Vergleich mit einem Lohnprogramm zu Differenzen kommen, wenn auf der Lohnsteuerkarte persönliche Frei- oder Hinzurechnungsbeträge eingetragen sind. Die Erläuterung zu diesem Sachverhalt finden sie auf der Seite Lohnsteuerabzug für laufenden Arbeitslohn. Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge sind in bestimmter Höhe steuerfrei. Pauschal versteuerte Lohnbestandteile werden hier nicht berücksichtigt. Der Zuschuss des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, zu der eine gesetzliche Verpflichtung nach §257 SGB V besteht, ist steuerfrei (§3 Nr. 62 EStG). Wenn diese Besonderheiten berücksichtigt sind ergibt sich der steuerpflichtige Arbeitslohn (Steuerbrutto). Entsprechend den Besteuerungsmerkmalen der Lohnsteuerkarte kann nun aus der Monatslohnsteuertabelle folgendes abgelesen werden: Lohnsteuer Kirchensteuer Solidaritätszuschlag

Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge sind die Freibeträge die bei der Lohnsteuer berücksichtigt wurden nicht vom Arbeitslohn abzuziehen. Diese Freibeträge spielen in der Beitragsberechnung keine Rolle!   Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN) sind in bestimmter Höhe beitragsfrei. Durch die Einführung des maximalen Stundengrundlohn von 50 € für die Steuerfreiheit der SFN-Zuschläge (ab 01.01.2004) und die Einführung des maximalen Stundengrundlohn von 25 € für die Beitragsfreiheit der SFN-Zuschläge (ab 01.07.2006) muss der Betrag der steuerfrei ist, nicht auch beitragsfrei sein.   Pauschal versteuerte Lohnbestandteile sind beitragsfrei in der Sozialversicherung.   Der Zuschuss des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, zu der eine gesetzliche Verpflichtung nach §257 SGB V besteht, ist beitragsfrei.   Bei der Ermittlung der SV-Beiträge sind die Beitragsbemessungsgrenzen zu beachten. Bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen ist der über der Grenze liegende Lohn beitragsfrei (Ausnahmen können bei den hier nicht berücksichtigten einmaligen Zuwendungen bestehen). Entsprechend der jeweiligen Beitragssätze sind die folgenden Sozialversicherungsbeiträge zu errechnen: Krankenversicherung Rentenversicherung Arbeitslosenversicherung Pflegeversicherung Der Arbeitnehmer trägt nur die Hälfte des Beitrags. Zu beachten sind die Besonderheiten in der Krankenversicherung (Zusatzbeitrag des AN von 0,9 %) und in der Pflegeversicherung (Beitragszuschlag für Kinderlose von 0,25%). Übersicht der Sozialversicherungsbeiträge 2012

Nach der Ermittlung der Abzugsbeträge geht es mit dem oben ermittelten Gesamtbrutto weiter.

Gesamtbrutto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (nur bei entsprechendem Merkmal auf der Lohnsteuerkarte)
- Solidaritätszuschlag
- AN-Anteil Krankenversicherung (nicht bei Privater Krankenversicherung)
- AN-Anteil Rentenversicherung
- AN-Anteil Arbeitslosenversicherung
- AN-Anteil Pflegeversicherung (nicht bei Privater Pflegeversicherung)
= Nettolohn/ Nettogehalt
+ Beitragszuschuss des AG zur privaten Krankenversicherung des AN (nur bei privater KV)
+ Beitragszuschuss des AG zur privaten Pflegeversicherung des AN (nur bei privater PV)
- Vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers)
+ Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
= Auszahlungsbetrag

Als geldwerter Vorteil werden Einnahmen eines Arbeitnehmers bezeichnet, die nicht aus Geld bestehen, wie z.B. ein Fahrzeug, das einem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt überlassen wird. Der geldwerte Vorteil (Sachbezug) gehört zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn (Beachte 44-Euro-Freigrenze).

Der geldwerte Vorteil (Sachbezug) ist beim Nettogehalt wieder in Abzug zu bringen, da dieser lediglich der Besteuerung und Beitragsberechnung unterliegen soll. Würde der Abzug nicht geschehen, hätte der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil (z.B. die kostenlose private Nutzung seines Dienstwagens) und zusätzlich den Geldbetrag. Der geldwerte Vorteil erhöht also nur das Steuer- und SV-Brutto.

Damit ergibt sich folgende Übersicht:

Lohnabrechnung leicht gemacht

1. Der einfachste Weg, eine Lohnabrechnung in Excel zu erstellen, ist das Herunterladen von einer Lohnsteuerberechnung für das entsprechende Jahr in Excel mit Makro.1
2. Wählen Sie "Lohnsteuerberechnung in EXCEL mit Makro". Die Datei sollte nun heruntergeladen werden. Falls Sie in einem Hinweisfenster gefragt werden, ob Sie die Datei speichern oder öffnen wollen, wählen Sie "Speichern" und geben Sie den Ort an, an dem sie gespeichert werden soll.
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   2
3. Richten Sie am besten einen eigenen Ordner "Finanzen" und einen Unterordner "Lohnabrechnung" ein. So finden Sie alle Dateien schnell und leicht, die Sie zum Erstellen der Lohnabrechnung in Zukunft speichern (z.B. Rechnungen, falls Sie selbstständig sind).3
4. Öffnen Sie nun Excel und öffnen Sie darin die Datei "lohnst.xls", indem Sie in der Menüleiste unter "Datei" auf "Öffnen" klicken.4
5. Sie erhalten nun eine Meldung, die Ihnen mitteilt, dass die Arbeitsmappe Makros enthält. Klicken Sie auf Makros aktivieren.5

So erstellen Sie Ihre Lohnabrechnung

1. Um Ihre Lohnabrechnung zu erstellen, geben Sie zunächst Ihren Bruttolohn in der zweiten Zeile in die zweite Spalte von links (B) ein.1
2. Legen Sie in der folgenden Zeile fest, ob Sie den Lohn für das ganze Jahr, für einen Monat, für eine Woche oder einen Tag eingeben (wobei 1 für das ganze Jahr steht, 2 für den Monat, 3 für die Woche und 4 für den Tag).2
3. Geben Sie in der nächsten Zeile Ihre Steuerklasse ein mit Ziffern zwischen 1 und 6.3
4. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen und Steuerklasse 4 sind, geben Sie in der nächsten Zeile den vom Finanzamt mitgeteilten Ehegattenfaktor ein.4
5. In der nächsten Zeile geben Sie eine 0 für eine allgemeine und eine 1 für eine besondere Lohnsteuertabelle ein.5
6. Geben Sie den Kinderfreibetrag in der nächsten Zeile an.6
7. Weiter geben Sie die Kirchensteuer an, die Sie zahlen - in Bayern und Baden-Württemberg sind es 8, sonst 9 Prozent. 7
8. Zu Erstellen der Lohnabrechnung sollten Sie wissen, wie hoch Ihr Krankenkassenbeitragssatz ist. Geben Sie diesen in der nächsten Zeile ein.8
9. Falls Sie privat krankenversichert sind, geben Sie in der nächsten Zeile den monatlichen Basistarif ein.9
10. In der nächsten Zeile geben Sie eine 0 ein, falls Sie keinen Arbeitgeberzuschuss erhalten - eine 1, falls Sie einen Arbeitgeberzuschuss bekommen.10
11. Falls Sie kinderlos und über 23 Jahre alt sind, geben Sie in der nächsten Zeile eine 1 ein - falls nicht, eine 0.11
12. In der nächsten Zeile sollten Sie eine 1 eingeben, sofern Sie im Osten Deutschlands arbeiten - andernfalls eine 0.12
13. Gleiches gilt für eine Arbeitsstelle in Sachsen in der nächsten Zeile.13
14. Geben Sie beim Altersentlastungsbetrag je nach Geburtsjahr folgende Zahlen ein: vor 1941 = 1, 1941 = 2, 1942 = 3, 1943 = 4, 1944 = 5, 1945 = 6, 1946 = 7, nach 1945 = 0.14
15. In der nächsten Zeile geben Sie den (Jahres)lohnsteuerfrei- bzw. Hinzurechnungsbetrag aus Ihrer Lohnsteuerkarte mit negativem Vorzeichen ein.15
16. Geben Sie anschließend Ihre sonstigen Bezüge und Einmalzahlung ein.16
17. Abschließend schreiben Sie in die letzte Zeile die Summe Ihrer früheren Einmalzahlungen im entsprechenden Jahr.17
18. Sie erhalten nun automatisch als Ergebnis unten rot markiert Ihren Nettolohn sowie die aufgeschlüsselten gesetzlichen Abzüge.